Malerisch vor der beeindruckenden Kulisse des Schwarzwalds mit Blick auf die Gipfel der Vogesen liegt der Golfplatz des Golfclubs Tuniberg e.V. Seit über 30 Jahren besteht der Golfclub mit dem 18-Loch-Meisterschaftsplatz und seinen über 800 Mitgliedern. Der Golfclub ist einfallsreich und immer einen Schritt voraus: Neben der Verwaltung und der Pflege der Spielfläche stellt der Golfclub auf seiner Anlage eigenen Honig und Apfelbrand her. Die Aufgaben sind vielfältig und laufen alle bei Geschäftsführer Michael Sauer zusammen. Seit mehreren Jahren hat der Golfclub Tuniberg e.V. in Munzingen bereits AKTEFIX® im Einsatz. Wir haben Herrn Sauer dazu befragt:
Was hat Sie zur Anschaffung von AKTEFIX® bewegt?
M. Sauer: Die Verwaltung unserer Dokumente war sehr umständlich. Und dabei rede ich nicht von Lochen, Abhängen und Ordnen. Extrem aufwändig war die Suche nach Dokumenten. Das hat uns unglaublich viel Zeit gekostet. Zeit, die uns dann an anderer Stelle gefehlt hat. Das wollte ich durchbrechen. Mir ist es wichtig, schnell einen Überblick zu gewinnen und dafür alles, was ich an Unterlagen brauche, ohne Zeitverlust zur Verfügung zu haben.
Warum haben Sie sich für AKTEFIX® entschieden?
M. Sauer: Wir waren schon drauf und dran, uns eine andere Archivlösung anzuschaffen, als uns AKTEFIX® von einem IT-Dienstleister empfohlen wurde. Mein zentrales Anliegen war es, keinen Aufwand mit der Ablage mehr zu haben, dass wir uns auf unsere eigentlichen Aufgaben konzentrieren können.
AKTEFIX® ist als Gesamtpaket mit dem einfachen Suchen, der leichten Bedienung und OCR-Texterkennung überzeugend. Insbesondere die OCR-Texterkennung macht das Archivieren so komfortabel. Wir müssen unsere Dokumente nicht erst noch verschlagworten oder irgendwelche Datenbanken pflegen. AKTEFIX® macht das ganz allein. Wir scannen unsere Papiere, oder legen die elektronischen Dokumente einfach in AKTEFIX® ab, und haben sie griffbereit, wann immer wir sie brauchen.
Wie haben Sie die Umstellung auf ein digitales Ablagesystem gemeistert?
M. Sauer: Ich wollte kein Papier mehr im Haus. Das System sollte direkt „ready to go“ sein. Wir haben Netcontrol mit der Digitalisierung aller Dokumente beauftragt. Sie haben unsere Dokumente abgeholt und sortiert. Nach dem Scannen wurden Urkunden in separaten Ordnern wieder zurückgebracht, der Rest wurde geschreddert. Der Service von Netcontrol war wirklich gut. Bei Problemen haben wir immer einen Ansprechpartner gehabt.
Und wie läuft das digitale Ablagesystem im Alltag?
M. Sauer: Auch im täglichen Betrieb lief die Umstellung überraschend reibungslos. Das System ist so einfach und intuitiv zu bedienen, dass auch unsere Mitarbeiter sich sehr schnell darin zurechtgefunden haben. Wir legen jetzt ALLE Dokumente, egal ob Scan, E-Mail oder Excel-Liste nur noch digital ab. Auch die Daten aus unserer Golfsoftware. Sie werden über eine Schnittstelle automatisch in AKTEFIX® abgelegt.
Es macht uns die Arbeit leichter, dass wir für alle Dokumente eine zentrale Anlaufstelle haben, wo wir die benötigten Unterlagen sofort zur Hand haben.
Was begeistert Sie an AKTEFIX® am meisten?
M. Sauer: Ganz klar: Die Suche. Ich gebe ein Stichwort ein und sofort habe ich eine Liste mit Dokumenten zu diesem Thema. Manchmal finde ich so Dokumente, die schon uralt oder sogar noch aus den Anfängen sind. Das ist teilweise sogar richtig spannend:
Mit AKTEFIX® haben wir die Verbindung von Vergangenheit und Zukunft geschafft. Das Ablagesystem ermöglicht uns einen Blick in die Vergangenheit und die Geschichte unseres Clubs. Gleichzeitig können wir durch AKTEFIX® aber auch die Verwaltung und Organisation für das Jetzt und Morgen einfach und innovativ gestalten.
Würden Sie AKTEFIX® weiterempfehlen?
M. Sauer: In jedem Fall! Und ich habe es auch bereits getan! Mit AKTEFIX® ist die Ablage von Dokumenten kein Aufwand. Ganz im Gegenteil – AKTEFIX® ist eine Entlastung, die mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben schafft.
