Digitale Personalakte 2027

Mit AKTEFIX können Unternehmen die Auflagen zur digitalen Personalakte rasch, einfach und kosteneffizient erfüllen. Sie können Prozesse digitalisieren, automatisieren und revisionssicher archivieren - wahlweise mit oder ohne KI Unterstützung.

Verpflichtende Entgeltunterlagen in digitalen Personalakten nach § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) werden oftmals für Betriebsprüfungen angefordert. Zum 01.01.2027 endet die Übergangsfrist.

Was ist wirklich Pflicht, was ist "very good to have" und spart zusätzlich Arbeitszeit?

Pflicht: Digitale Entgelt-Unterlagen für alle Beschäftigten

Für das Stamm-Personal wie auch für Minijobber, kurzfristig Beschäftigte, Azubis oder Werkstudenten kommen immer mehr Dokumente zusammen. Nachweise zur Arbeitszeit, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Arbeitsunfähigkeit (AU) und Krankenkassen, Angaben zur Staatsangehörigkeit und Rentenversicherungspflicht, weiteren Beschäftigungen, Immatrikulationsbescheinigungen oder Mutterschutz und Elternschaft … sofort verfügbar mit AKTEFIX.

☑ Stammdaten
☑ Entgelt- und Abrechnungsdaten
☑ Sozialversicherungs-Nachweise
☑ Gesetzliche Arbeitszeitnachweise
☑ Vertragliche Grundlagen

Digitale Personalakte mit AKTEFIX:
Very good to have!

Zusätzlich zu den verpflichtenden Entgelt-Unterlagen organisiert AKTEFIX optional gleich vollständige Personalakten. Vom Bewerbungsunterlagen über den Arbeitsvertrag und Schulungsnachweise bis zum Zeugnis. Das Wiedervorlage-System erinnert rechtzeitig an fällige HR-Aufgaben oder das Ende von Aufbewahrungsfristen.

Nicht erforderlich:
Sie brauchen KEIN spezielles HR-Software-Programm.

Digitale Personalakten DSGVO konform

Eine differenzierte Nutzer- und Rechteverwaltung gestattet den Zugriff auf digitale Personalakten nur für berechtigte Personen. Die optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) und verschlüsselter Dokumentenversand bei AKTEFIX erhöhen die Sicherheit für sensible Daten. Das Hosting erfolgt in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland und unterliegt den Regularien der Datenschutzgrundverordnung.

Mit der digitalen Personalakte unkompliziert starten. Nach und nach das ganze Unternehmen digitalisieren.

AKTEFIX® ist mehr als eine Software für digitale Personalakten.
In der AKTEFIX Lizenz sind viele weitere Akten-Typen ohne Mehrpreis enthalten, um Dokumente in Ihrem Unternehmen digital zu verwalten, revisionssicher zu archivieren und leicht wiederzufinden. Automatisieren Sie Prozesse mit digitalen Workflows und gewinnen Sie Zeit und Übersicht.