„Revisionssichere Archivierung“ bedeutet grundsätzlich, dass abgelegte Daten vor einer nachträglichen Abänderung geschützt sind und es zu keiner Manipulation im Archiv kommt. Gleichzeitig werden die Informationen somit nachvollziehbar, auffindbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert. Die Anforderungen an ein revisionssicheres Archiv und revisionssichere Aktenführung sind in der GoBD festgelegt.
Eine revisionssichere Archivierung beinhaltet den Begriff der Revisionssicherheit. Dieser bezieht sich auf die Überprüfbarkeit des eingesetzten Verfahrens und enthält dabei:
- den Nachweis einer Verfahrensdokumentation
- die ordnungsgemäße Nutzung
- den sicheren Ablauf
- den sicheren Betrieb
- und die Organisation des Anwenderunternehmens
“Revisionssicherheit” begrenzt sich also nicht auf die Technik oder eine Software, sondern beinhaltet immer das ganze Verfahren der Archivierung. Vorhandene Lösungen müssen also richtig eingesetzt und betrieben werden. Darüber hinaus müssen auch alle Prozesse und die Arbeitsweise der Mitarbeiter festgelegt, dokumentiert und nachvollziehbar sein.
Aus dem „Code of Practice“, erstmals veröffentlicht durch den Fachverband der Dokumentenmanagement-Branche “Verband Organisations- und Informationssysteme” (VOI) im Jahr 1996, gehen außerdem folgende, nach wie vor gültige, Grundsätze hervor:
Revisionssichere Archivierung – 10 Grundsätze kurz erklärt
Die 10 Grundsätze zur Revisionssicherheit von elektronischen Dokumenten sind wie folgt definiert:
- Jedes Dokument wird unveränderbar archiviert
- Kein E-Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen
- Jedes Dokument muss mit geeigneten Techniken (z. B. durch das Indexieren mit Metadaten) wieder auffindbar sein
- Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist
- Kein Dokument darf während der Dauer der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden
- Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form, in der es erfasst wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können
- Alle Dokumente müssen zeitnah wiedergefunden werden können
- Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist
- Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist
- Das System muss dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB, AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen
In Deutschland muss eine revisionssichere Archivierung in Bezug auf elektronische Archivsysteme mehreren Vorgaben entsprechen. Die gesetzlichen Anforderungen hierzu stammen aus:
- dem Handelsgesetzbuch (§ 239, 257 HGB)
- der Abgabenordnung (§ 146, 147 AO)
- wie auch aus den neuen Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD (vormals GoBS und GDPdU)
Zusammenfassend gelten 10 Kriterien für die revisionssichere Archivierung:
- Ordnungsmäßigkeit: Jedes Dokument muss nach den rechtlichen und organisations-internen Forderungen ordnungsgemäß archiviert werden.
- Vollständigkeit: Keines der archivierten Dokumente darf auf dem Weg ins Archiv – oder auch im Archiv selbst – verloren gehen.
- Nachvollziehbarkeit: Die Protokollierung jeder ändernden Aktion muss im elektronischen Archivsystem nachvollziehbar hinterlegt sein.
- Prüfbarkeit: Das gesamte Verfahren (sowohl organisatorisch als auch technisch) der Archivierung muss von einem sachverständigen Dritten jederzeit überprüfbar sein.
- Sicherheit des Gesamtverfahrens: Zum organisatorisch frühsten Zeitpunkt muss jedes Dokument archiviert werden.
- Schutz vor Veränderung und Verfälschung: Alle elektronisch archivierten Dokumente müssen mit dem originalen Dokument übereinstimmen.
- Sicherung vor Verlust: Jedes Dokument muss auffindbar und zugleich reproduzierbar sein.
- Nutzung nur durch Berechtigte: Nur berechtigte Benutzer dürfen auf die archivierten Dokumente Einsicht haben.
- Einhaltung der Aufbewahrungsfristen: Frühestens nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist dürfen Dokumente aus dem Archiv vernichtet werden.
- Dokumentation des Verfahrens: Die Einhaltung aller zuvor angeführten Grundsätze und zudem mögliche Änderungen im Archivsystem müssen stets dokumentiert werden.
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