Digitale Personalakten - KI & Dokumentenmanagement

Software für die digitale Personalakte

Verpflichtende Entgeltunterlagen nach § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) werden oftmals für Betriebsprüfungen angefordert. Zum 01.01.2027 endet die Übergangsfrist.

Welche Software ist geeignet, was ist wirklich Pflicht, was ist "very good to have" und spart zusätzlich Arbeitszeit?

Welche digitalen Entgelt-Unterlagen sind ab 2027 Pflicht?

Für das Stamm-Personal wie auch für Minijobber, kurzfristig Beschäftigte, Azubis oder Werkstudenten kommen immer mehr Dokumente zusammen. Nachweise zur Arbeitszeit, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Arbeitsunfähigkeit (AU) und Krankenkassen, Angaben zur Staatsangehörigkeit und Rentenversicherungspflicht, weiteren Beschäftigungen, Immatrikulationsbescheinigungen oder Mutterschutz und Elternschaft … sofort verfügbar mit AKTEFIX.

☑ Stammdaten
☑ Entgelt- und Abrechnungsdaten
☑ Sozialversicherungs-Nachweise
☑ Gesetzliche Arbeitszeitnachweise
☑ Vertragliche Grundlagen

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…komplette Liste verpflichtende Entgeltunterlagen Beitragsverfahrensordnung BVV § 8

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Kein Abo. Kein Download. Testphase endet automatisch.

Digitale Personalakte mit AKTEFIX:
Very good to have!

Zusätzlich zu den verpflichtenden Entgelt-Unterlagen organisiert AKTEFIX optional gleich vollständige Personalakten. Von Bewerbungsunterlagen über den Arbeitsvertrag und Schulungsnachweise bis zum Zeugnis. Das Wiedervorlage-System erinnert rechtzeitig an fällige HR-Aufgaben oder das Ende von Aufbewahrungsfristen.

Nicht erforderlich:
Sie brauchen KEIN spezielles HR-Software-Programm.

E-Mails und WhatsApp-Nachrichten in der digitalen Personalakte speichern

Wichtige Absprachen, Zustimmungen oder Nachweise im HR-Bereich befinden sich oftmals in E-Mails oder WhatsApp oder anderen Messenger-Nachrichten.
Werden diese zentral und revisionssicher in der digitalen Personalakte archiviert, stehen sie jederzeit vollständig und schnell auffindbar für Personalentscheidungen oder Nachweispflichten zur Verfügung und erhöhen die Rechtssicherheit.

AKTEFIX speichert E-Mails, Bilder, Screenshots und Messenger-Nachrichten in der digitalen Personalakte.

Aufbewahrungspflicht, Löschkonzept & Reminder für die digitale Personalakte

Erstellen Sie in AKTEFIX® Ihr Löschkonzept mit dokumentierten Löschregeln je Dokumentenart.
Das jeweilige Löschdatum kann vorab festgelegt werden. Die AKTEFIX Reminder-Funktion erinnert rechtzeitig an fällige Termine und Fristen.

Digitale Personalakten DSGVO konform

Eine differenzierte Nutzer- und Rechteverwaltung gestattet den Zugriff auf digitale Personalakten nur für berechtigte Personen. Die optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) und verschlüsselter Dokumentenversand bei AKTEFIX erhöhen die Sicherheit für sensible Daten. Das Hosting erfolgt in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland und unterliegt den Regularien der Datenschutzgrundverordnung.

Mit der digitalen Personalakte unkompliziert starten. Nach und nach das ganze Unternehmen digitalisieren.

AKTEFIX® ist mehr als eine Software nur für digitale Personalakten.
In der AKTEFIX Lizenz sind viele weitere Akten-Typen ohne Mehrpreis enthalten, um Dokumente in Ihrem Unternehmen digital zu verwalten, revisionssicher zu archivieren und leicht wiederzufinden. Automatisieren Sie Prozesse mit digitalen Workflows in weiteren Unternehmensbereichen und gewinnen Sie Zeit und Übersicht.