Digitale Personalakten - KI & Dokumentenmanagement

Software für digitale Personalakten

Verpflichtende Entgeltunterlagen nach § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) werden bei Betriebsprüfungen angefordert. Zum 01.01.2027 endet die Übergangsfrist.

Welche Software ist geeignet?
Was ist wirklich Pflicht, was ist „very good to have“ und spart zusätzlich Arbeitszeit?

Welche digitalen Entgelt-Unterlagen sind ab 2027 Pflicht?

Für das Stamm-Personal wie auch für Minijobber (GFB), kurzfristig Beschäftigte, Azubis oder Werkstudenten kommen immer mehr Dokumente zusammen, die elektronisch geführt werden müssen. Nachweise zur Arbeitszeit, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Arbeitsunfähigkeit (AU) und Krankenkassen, Angaben zur Staatsangehörigkeit und Rentenversicherungspflicht, weiteren Beschäftigungen, Immatrikulationsbescheinigungen oder Mutterschutz und Elternschaft …

Wie können Unternehmen zeitnah und effizient die Auflagen erfüllen? Frag AKTEFIX !

☑ Stammdaten
☑ Entgelt- und Abrechnungsdaten
☑ Sozialversicherungs-Nachweise
☑ Gesetzliche Arbeitszeitnachweise
☑ Vertragliche Grundlagen

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…komplette Original-Liste verpflichtende Entgeltunterlagen Beitragsverfahrensordnung BVV § 8 | Bundesministerium für Justiz und Verbraucherschutz

Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung bestimmen in den Gemeinsamen Grundsätzen die Art und den Umfang der Speicherung, die Datensätze und das Weitere zum Verfahren für die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV und für die Beitragsabrechnung nach § 9 BVV.

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Digitale Personalakte mit AKTEFIX:
Very good to have!

Zusätzlich zu den verpflichtenden Entgelt-Unterlagen organisiert AKTEFIX optional gleich vollständige Personalakten. Von Bewerbungsunterlagen über den Arbeitsvertrag und Schulungsnachweise bis zum Zeugnis. Das Wiedervorlage-System erinnert rechtzeitig an fällige HR-Aufgaben oder das Ende von Aufbewahrungsfristen.

Nicht erforderlich:
Sie brauchen KEIN spezielles HR-Software-Programm.

Digitale Personalakte: Dokumente mit KI automatisch erkennen, zuordnen und archivieren

Tierisch einfach und schnell startklar: AKTEFIX ist weitgehend intuitiv bedienbar und benötigt nur minimalen Schulungsaufwand. Danach unterstützt Sie AKTEFIX bei vielen Aufgaben und verringert die tägliche Arbeit erheblich.

Dokumente aus unterschiedlichen Quellen übernimmt AKTEFIX bei Anbindung an Drittsysteme automatisch, erkennt den Zusammenhang und ordnet sie der richtigen Personalakte zu. Individuelle Kommentare oder Workflows können bei Bedarf hinzugefügt werden.

Messenger-Nachricht und E-Mail von Mitarbeiter in Personalakte speichern

E-Mails und WhatsApp-Nachrichten in der digitalen Personalakte speichern

Wichtige Absprachen, Zustimmungen oder Nachweise im HR-Bereich befinden sich oftmals in E-Mails oder WhatsApp oder anderen Messenger-Nachrichten.
Werden diese zentral und revisionssicher in der digitalen Personalakte archiviert, stehen sie jederzeit vollständig und schnell auffindbar für Personalentscheidungen oder Nachweispflichten zur Verfügung und erhöhen die Rechtssicherheit.

Klarer Pluspunkt:
AKTEFIX speichert auch E-Mails, Bilder, Screenshots, SMS und WhatsApp-Nachrichten in der digitalen Personalakte.

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Digitale Personalakten mit KI Datenschutz & Sicherheit

AKTEFIX ist „Made & Hosted in Germany“ . Eine differenzierte Nutzer- und Rechteverwaltung gestattet den Zugriff auf digitale Personalakten nur für berechtigte Personen. Die optionale Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) und verschlüsselter Dokumentenversand bei AKTEFIX erhöhen die Sicherheit für sensible Daten. Das Hosting erfolgt in ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentren in Deutschland und unterliegt den Regularien der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Aufbewahrungspflicht, Löschkonzept & Reminder für die digitale Personalakte

Erstellen Sie in AKTEFIX® Ihr Löschkonzept mit dokumentierten Löschregeln je Dokumentenart.
Das jeweilige Löschdatum kann vorab festgelegt werden. Die AKTEFIX Reminder-Funktion erinnert rechtzeitig an fällige Termine und Fristen.

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Welche Anforderungen muss Software für elektronische Entgeltunterlagen erfüllen?

Software für elektronische Entgeltunterlagen muss grundsätzlich ermöglichen, dass der Arbeitgeber die Entgeltunterlagen elektronisch führt, speichert, Beschäftigten zuordnet und für die Betriebsprüfung bereitstellt.

Software für Lohnabrechnung, Arbeitszeiterfassung, HR oder Office-Anwendungen erzeugt Daten und Dokumente. AKTEFIX übernimmt diese, erkennt den Zusammenhang, ordnet zu, bündelt sie in zusammenhängenden Akten und archiviert sie revisionssicher.

Anforderung an Software		Was bedeutet das?
☑	Elektronische Ablage	Entgeltunterlagen vollständig über die erforderliche Aufbewahrungsdauer elektronisch speichern.
☑	Eindeutige Zuordnung	Dokumente eindeutig dem jeweiligen Beschäftigten und der zugehörigen Personalakte zuordnen.
☑	Schnelle Auffindbarkeit	Unterlagen strukturiert ablegen und bei Bedarf schnell wiederfinden.
☑	Verfügbarkeit & Lesbarkeit	Dokumente während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar halten und unverzüglich lesbar machen.
☑	Prüfungsbereit	Angeforderte Entgeltunterlagen für Betriebsprüfungen gezielt auswählen und elektronisch bereitstellen.
☑	Einzelne Dokumente ausgeben	Angeforderte Unterlagen bei Bedarf als separate Dateien bereitstellen.
☑	Papierunterlagen digitalisieren	Papierdokumente digital übernehmen und der richtigen Personalakte zuordnen.
☑	Anbindung an Drittsysteme	Dokumente aus Lohn-, Arbeitszeit- und anderen Drittsystemen automatisiert übernehmen und der richtigen Personalakte zuordnen.
☑	Änderungen nachvollziehen	Änderungen, Berichtigungen und erforderliche Stornierungen nachvollziehbar dokumentieren.
☑	Aufbewahrungsfristen beachten	Unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen berücksichtigen und Dokumente nicht vorzeitig löschen.
☑	Datenschutz & sensible Daten	Datenschutzkonforme Verarbeitung und Speicherung sensibler Personaldaten und Schutz vor unbefugtem Zugriff, Verlust und unzulässiger Verarbeitung.
☑	Rollen & Zugriffsrechte	Durch ein Berechtigungskonzept sicherstellen, dass nur autorisierte Personen auf die jeweils freigegebenen Dokumente zugreifen können.

Mit AKTEFIX führen und archivieren Sie die erforderlichen Entgeltunterlagen elektronisch, ordnen Dokumente eindeutig den Beschäftigten zu und können sie bei einer Betriebsprüfung schnell und lesbar bereitstellen.

Mit der digitalen Personalakte unkompliziert starten. Schrittweise das ganze Unternehmen digitalisieren.

AKTEFIX® ist mehr als eine Software nur für digitale Personalakten.
In der AKTEFIX Lizenz sind viele weitere Akten-Typen ohne Mehrpreis enthalten, um Dokumente in Ihrem Unternehmen digital zu verwalten, revisionssicher zu archivieren und leicht wiederzufinden. Automatisieren Sie Prozesse mit digitalen Workflows in weiteren Unternehmensbereichen und gewinnen Sie Zeit und Übersicht.