Warum Lizenzpreise nur ein Teil der Wahrheit sind

Wer ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) anschafft, vergleicht meist zunächst die Lizenzkosten pro Nutzer oder Monat. Doch die tatsächliche Wirtschaftlichkeit entscheidet sich oft an ganz anderen Stellen: Bei Auswahl, Einführung, Schulung, Integration und vor allem bei der täglichen Nutzung. Dabei spielen auch die Faktoren „Zeit“ und „Mental Workload“ eine entscheidende Rolle – und werden bei der Kostenbetrachtung oftmals unterschätzt.

Die entscheidende Frage lautet deshalb:
„Was kostet es unser Unternehmen über den gesamten Nutzungszeitraum, mit dieser Software zu arbeiten?“
Genau diese Frage beantwortet die Total Cost of Ownership (TCO).

Was bedeutet Total Cost of Ownership (TCO)?

Total Cost of Ownership bezeichnet die Gesamtkosten einer Investition über ihren gesamten Lebenszyklus – von der Auswahl und Anschaffung über Einführung und Betrieb bis zur späteren Ablösung.
Bei einem DMS gehören dazu nicht nur die direkt berechneten Kosten, sondern auch interne Personalaufwände, laufende Administration, Schulungen und Produktivitätsverluste.

Für einen aussagekräftigen Softwarevergleich empfiehlt sich eine Betrachtung über  fünf Jahre:

1. Lizenzkosten: Der sichtbare Teil der TCO

Die Lizenzgebühren sind meist die am einfachsten vergleichbare Kostenposition. Allerdings unterscheiden sich die Preismodelle der DMS-Anbieter erheblich.
Zu berücksichtigen sind unter anderem:

• Monatliche oder jährliche Lizenzgebühren
• Kosten pro Benutzer / Benutzergruppe / für mehrere Companies
• Mindestanzahl abzunehmender Lizenzen
• Zusatzmodule für Workflows oder weitere Akten- und Dokumentenarten
• Gebühren für KI-Funktionen und Dokumentenverarbeitung
• Zusätzlicher Speicherplatz
• API- und Transaktionsgebühren
• Vertragslaufzeiten und Kündigungsbedingungen
• Jährliche Preissteigerungen

★ Unterschätzter Kostentreiber: Steigende Lizenzpreise

Bei langfristiger Nutzung können bereits moderate jährliche Preiserhöhungen die Gesamtkosten erheblich beeinflussen. Eine vertraglich vereinbarte Preisstabilität für die Lizenzen reduziert dieses Kostenrisiko und erleichtert die langfristige Budgetplanung.
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2. Projektvorlauf und Einführung: Kosten, bevor die Software genutzt wird

Bei manchen DMS-Projekten entstehen erhebliche Kosten, bevor überhaupt eine Lizenz erworben oder ein konkretes Implementierungsangebot erstellt wird.
Mögliche Kostenpositionen sind:

• Anforderungsanalyse und Beratung
• Erstellung eines Lastenhefts
• Workshops zur Prozessaufnahme
• Projektplanung und Projektmanagement
• Installation und Grundkonfiguration
• Einrichtung von Aktenstrukturen und Zugriffsrechten
• Individuelle Anpassungen (Customizing)
• Datenmigration und Datenbereinigung
• Parallelbetrieb während der Umstellung

★ Unterschätzter Kostentreiber: Kostenpflichtige Vorprojekte

Bei einzelnen DMS-Anbietern können z.B. bereits für die Erstellung eines Lasten- oder Pflichtenhefts mehrere Tausend Euro anfallen, bevor überhaupt ein vollständiges Angebot vorliegt.
Ein detailliertes Lasten- und Pflichtenheft kann bei komplexen Individualprojekten durchaus sinnvoll sein. Für standardisierte DMS-Anwendungen sollte jedoch geprüft werden, ob dieser Aufwand tatsächlich notwendig ist.

Denn jeder zusätzliche Projektmonat verursacht Kosten – nicht nur beim Anbieter, sondern auch im eigenen Unternehmen.
Entscheidend ist deshalb, wie schnell eine Software vom Erstkontakt bis zum produktiven Einsatz gebracht werden kann.
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3. Schulung und Einarbeitung: Mitarbeiterzeit ist ein Kostenfaktor

Der Schulungsaufwand wird bei der Softwareauswahl häufig unterschätzt.
Dabei entstehen nicht nur Kosten für Schulungsleiter oder Seminare. Mindestens ebenso wichtig ist die Arbeitszeit der Mitarbeiter, die während dieser Zeit nicht für ihre eigentlichen Aufgaben zur Verfügung stehen.
Typische Kostenpositionen:

• Erstschulung der Mitarbeiter
• Zusätzliche Administratorenschulungen
• Nachschulungen bei neuen Funktionen
• Interner Support durch Kollegen
• Einarbeitung neuer Mitarbeiter
• Produktivitätsverluste während der Lernphase
• Erstellung und Pflege interner Schulungsunterlagen

★ Unterschätzter Kostentreiber: Komplexität der Bedienung

Eine komplizierte Benutzeroberfläche verursacht nicht nur bei der Einführung zusätzliche Kosten. Jeder neue Mitarbeiter muss erneut eingearbeitet werden. Hinzu kommen gegebenenfalls  Vorbereitung und Nachbetreuung.

Benutzerfreundlichkeit und die Reduktion auf das Wesentliche sind deshalb nicht nur eine Frage des Komforts, sondern ein messbarer Wirtschaftlichkeitsfaktor.
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 4. Integration: Was kostet die Anbindung an bestehende Systeme?

Ein DMS sollte sich möglichst nahtlos in die vorhandene IT-Landschaft integrieren.
Zu den möglichen Kosten gehören:

• Schnittstellen zu ERP-, CRM-, HR- und Buchhaltungssystemen
• Anbindung von E-Mail-Systemen
• Import bestehender Daten und Dokumente
• Entwicklung individueller Schnittstellen
• Gebühren für Konnektoren und APIs
• Laufende Schnittstellenwartung
• Anpassungen nach Softwareupdates
• Manuelle Datenübertragung bei fehlender Integration

★ Unterschätzter Kostentreiber: Dauerhafte Schnittstellenpflege

Bei der Kostenplanung wird häufig die erstmalige Einrichtung einer Schnittstelle berücksichtigt, nicht aber ihre laufende Wartung. Noch teurer kann es werden, wenn Anwendungen nicht miteinander kommunizieren und Mitarbeiter Daten mehrfach erfassen, Dokumente exportieren oder Informationen manuell übertragen müssen.

Offene Schnittstellen und standardisierte Integrationsmöglichkeiten reduzieren langfristig die Abhängigkeit von individuellen Anpassungen.
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5. Betrieb und Administration: Auch Cloud-Software verursacht Aufwand

Bei SaaS-Lösungen übernehmen Anbieter in der Regel – unterschiedlich große – Anteile des technischen Betriebs. Trotzdem können im Unternehmen weiterhin Kosten entstehen.
Dazu zählen:

• Benutzer- und Berechtigungsverwaltung
• Fachliche Systemadministration
• Interner und externer IT-Support
• Konfiguration und Anpassung von Workflows
• Datensicherung und Wiederherstellung
• Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen
• Überwachung und Fehlerbehebung
• Aufbewahrungs- und Löschkonzepte
• Compliance und Verfahrensdokumentation
• Zusätzliche Archivierungs- und Speicherkosten

★ Unterschätzter Kostentreiber: Laufender Betreuungs- und Administrationsaufwand

Eine aufwendig zu administrierende Software bindet dauerhaft interne Ressourcen. Besonders kleinere Unternehmen verfügen häufig nicht über eigene IT-Abteilungen. Jeder zusätzliche Verwaltungsaufwand belastet deshalb Mitarbeiter, die eigentlich andere Aufgaben haben.

Ein einfach zu verwaltendes DMS kann die laufenden Betriebskosten erheblich reduzieren.
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6. Mental Workload: Wieviel Denkarbeit bindet eine Software?

Ein häufig unterschätzter Faktor bei der Bewertung von Unternehmenssoftware ist der sogenannte Mental Workload – die mentale Arbeitsbelastung durch die Nutzung, Einführung und Verwaltung einer Software.

Komplizierte Bedienung, unübersichtliche Prozesse und unnötige Entscheidungen beanspruchen geistige Kapazität, die Mitarbeitenden für ihre eigentlichen Aufgaben nicht mehr im gleichen Umfang zur Verfügung steht.

Dabei betrifft Mental Workload nicht nur die Anwender, sondern auch die interne Projektleitung und Administration.
Typische Ursachen sind:

• Softwarebedienung: Komplexe Menüstrukturen, unübersichtliche Benutzeroberflächen und unnötige Bedienschritte.
• Kontextwechsel: Häufiger Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen, Arbeitsabläufen und Informationsquellen.
• Interne Projektleitung: Hoher Abstimmungs-, Planungs- und Entscheidungsaufwand bei Einführung, Anpassungen und Erweiterungen der Software.
• Systemadministration: Komplexe Benutzer- und Rechteverwaltung, Konfiguration, Fehleranalyse und laufende Betreuung.
• Interner Support: Wiederkehrende Rückfragen, Problemlösungen und Unterstützung anderer Mitarbeiter.
• Organisatorische Komplexität: Koordination unterschiedlicher Softwarelösungen, Schnittstellen, Dienstleister und Zuständigkeiten.

★ Unterschätzter Kostentreiber: Kognitiver und organisatorischer Aufwand

Hoher Mental Workload kann Konzentration und Produktivität beeinträchtigen, Fehler begünstigen und zu mentaler Ermüdung führen. Besonders häufig übersehen wird dabei die Belastung von Führungskräften, internen Projektverantwortlichen und Administratoren. Sie müssen sich zusätzlich zu ihren eigentlichen Aufgaben mit technischen Details, Abstimmungen und organisatorischen Problemen beschäftigen.

Diese Beanspruchung ist nicht immer unmittelbar in Euro messbar. Sie kann jedoch erhebliche indirekte Kosten verursachen, beispielsweise durch längere Entscheidungswege, höheren Koordinationsaufwand und gebundene Managementkapazitäten.
Für Unternehmen mit begrenzten personellen Ressourcen ist das ein wesentlicher Wirtschaftlichkeitsfaktor.

Denn Software sollte nicht nur Arbeitszeit sparen, sondern auch geistige und organisatorische Kapazitäten freisetzen.
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7. Opportunitätskosten: Was könnte ihr Unternehmen stattdessen leisten?

Opportunitätskosten (Opportunity Costs) beschreiben den entgangenen Nutzen der besten nicht gewählten Alternative – also das, was ein Unternehmen mit denselben Ressourcen andernfalls hätte erreichen können.

Denn Arbeitszeit, Managementkapazitäten und IT-Ressourcen stehen nur begrenzt zur Verfügung. Typische Beispiele:

• Interne Projektleitung: Führungskräfte koordinieren über Wochen ein aufwendiges Softwareprojekt, statt sich um Kunden, Mitarbeiter oder strategische Aufgaben zu kümmern.
• Systemadministration: IT-Mitarbeiter investieren Zeit in komplexe Konfigurationen, Benutzerverwaltung und Fehlerbehebung, statt produktive Verbesserungen umzusetzen.
• Schulung und Einarbeitung: Mitarbeiter verbringen zusätzliche Arbeitstage mit dem Erlernen einer Software, statt ihre eigentlichen Aufgaben zu erledigen.
• Manuelle Routineaufgaben: Fachkräfte suchen Dokumente, übertragen Daten oder korrigieren Fehler, statt wertschöpfende Tätigkeiten auszuführen.
• Verzögerte Projekte: Lange Einführungszeiten verhindern, dass geplante Verbesserungen und Automatisierungen früher wirksam werden.

★ Unterschätzter Kostentreiber: Gebundene Ressourcen

Opportunitätskosten erscheinen auf keiner Softwarerechnung. Trotzdem können sie wirtschaftlich erheblich sein. Besonders in kleinen und mittelständischen Unternehmen, in denen Mitarbeiter und Führungskräfte häufig mehrere Aufgaben übernehmen, kann ein aufwendiges Softwareprojekt wertvolle Ressourcen über längere Zeit binden.

Eine Software, die schnell eingeführt, intuitiv bedient und mit geringem Administrationsaufwand betrieben werden kann, setzt Ressourcen für andere, möglicherweise wertschöpfendere Aufgaben frei.
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8. KI-Funktionen im DMS: Wie stehen Kosten und Nutzen im Verhältnis?

KI-gestützte Funktionen können die Effizienz eines Dokumentenmanagementsystems erheblich steigern. Entscheidend ist jedoch, ob der erzielte Produktivitätsgewinn die zusätzlichen Kosten rechtfertigt. Typische Einsatzmöglichkeiten sind:

• Dokumentenerkennung: Automatische Klassifizierung und Zuordnung zu den richtigen Akten
• Datenextraktion: Relevante Informationen erkennen und übernehmen
• Intelligente Suche: Informationen aus Dokumenten schnell und gezielt finden
• Zusammenfassungen: Umfangreiche Dokumenteninhalte auf das Wesentliche reduzieren
• Prozessautomatisierung: Workflows und Folgeprozesse intelligent unterstützen

★ Unterschätzter Kostentreiber: KI-Folgekosten und Kontrollaufwand

Neben Lizenz- und Nutzungsgebühren für KI-Funktionen können zusätzliche Kosten für Konfiguration, Integration sowie die Prüfung und Korrektur von Ergebnissen entstehen. Auch durch nicht-standardisierte individuelle Anwendungen von Mitarbeitenden können erhebliche Folgekosten entstehen.

KI senkt die TCO nicht durch möglichst viele Funktionen, sondern durch messbar weniger Gesamtaufwand im Arbeitsalltag.
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9. Wachstum, Anbieterabhängigkeit und Wechsel

Auch zukünftige Entwicklungen gehören in eine vollständige TCO-Betrachtung.

Wie verändern sich die Kosten, wenn das Unternehmen wächst, weitere Nutzer hinzukommen oder neue Aktenarten verwaltet werden sollen? Ebenso wichtig: Was passiert bei einem Anbieterwechsel?
Mögliche Kostenpositionen sind:

• Zusätzliche Nutzerlizenzen und Module
• Wachsende Speicher- und Datenmengen
• Erweiterung von Aktenstrukturen und Workflows
• Export von Dokumenten und Metadaten
• Datenkonvertierung und Migration
• Parallelbetrieb zweier Systeme
• Erneute Mitarbeiterschulung
• Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen
• Fortbestehende Archivierungs- und Aufbewahrungspflichten

★ Unterschätzter Kostentreiber: Vendor-Lock-in

Proprietäre Datenformate und eingeschränkte oder kostenintensive Exportmöglichkeiten können einen späteren Anbieterwechsel erheblich erschweren und verteuern.

Offene Schnittstellen, weitverbreitete Software-Standards, einfache  Exportmöglichkeiten und eine modulare Architektur sind deshalb nicht nur technische Qualitätsmerkmale, sondern auch wirtschaftlich relevant.

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FAZIT
Geringe TCO gelingt durch konsequente Vereinfachung

Bei der Anschaffung eines DMS sollten nicht nur die Lizenzkosten sondern auch die weiteren Kostentreiber berücksichtigt werden. 

Die TCO beschreibt dabei die Kostenseite. Für eine vollständige Investitionsentscheidung sollte zusätzlich der wirtschaftliche Nutzen betrachtet werden, beispielsweise eingesparte Arbeitszeit, vermiedene Fehler oder beschleunigte Prozesse.

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