GoBD ist die Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD enthält insgesamt 184 Randziffern, in denen geregelt wird, wie steuerrelevante Dokumente in Unternehmen verwaltet und archiviert werden müssen, um die Anforderungen einer ordnungsgemäßen Buchführung zu erfüllen. Dies umfasst die Bereiche:
- GoBD-konforme Arbeitsweise
- Einsatz von Software gemäß GoBD
- Revisionssichere Archivierung
- Vollständige Verfahrensdokumentation
Die Optionen digitaler Archivierung entwickeln sich in rasantem Tempo weiter. Um mit der Digitalisierung Schritt zu halten, wird auch die GoBD regelmäßig angepasst. Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht die offiziell erneuerte Fassung der GoBD Ende November 2019, sie ist bereits seit dem 01.01.2020 in Kraft. Die Grundzüge der GoBD bleiben gleich, Struktur und die Randziffern sind unverändert.
Laufend gibt es jedoch einige Aktualisierungen und Ergänzungen, welche die GoBD an die fortschreitende Digitalisierung anpassen.
Mit Schreiben vom 11.03.2024 wurden wieder einige Änderungen und Klarstellungen bekanntgegeben, die bereits ab dem 01.04.2024 gelten.
Diese betreffen im Wesentlichen die digitalen Schnittstellen für die Finanzbehörden, die Unternehmen vorhalten müssen, das behördliche Datenzugriffsrecht, zulässige Formate für die Datenüberlassung und die Prüfsoftware der Finanzverwaltung “IDEA”. Es wurde ein Positivkatalog für unterstütze Dateiformate veröffentlicht, sowie ein Negativkatalog für Dateiformate, die für Besteuerungszeiträume ab dem 01.01.2025 nicht mehr unterstützt werden.
GoBD – wer ist davon betroffen?
Grundsätzlich sind Unternehmen jeder Größe und Form inklusive Freiberuflichen, Selbstständigen und Kleinunternehmen verpflichtet, den Anforderungen der GoBD gerecht zu werden. Sie müssen die GoBD-konforme Digitalisierung und Archivierung von steuerrelevanten Unterlagen sicherstellen.
Wichtig: Auch die Zusammenarbeit mit einer Steuerberatungskanzlei oder anderen externen Dienstleistern entbindet nicht von der persönlichen Verantwortlichkeit für die GoBD-konforme Buchführung und Dokumentenarchivierung.
Warum ist GoBD-Konformität wichtig?
Deutsche Finanzbehörden sind berechtigt, jederzeit unangekündigt zu erscheinen und die Offenlegung aller steuerrelevanten Aufzeichnungen und Buchungen für eine Prüfung zu verlangen. Sind die Aufzeichnungen nicht nachvollziehbar, bestehen formelle Mängel oder treten Ungereimtheiten und Fehler zu Tage, kann die Buchhaltung möglicherweise nicht anerkannt werden.
Das kann folgende Konsequenzen nach sich ziehen:
- Hinzuschätzung zum Umsatz und Gewinn
- Verlust des Vorsteuerabzugs
- Steuernachzahlungen
- Nachzahlungszinsen
- Erhöhung der Steuervorauszahlungen
- Meldung an die Strafsachen- und Bußgeldstelle im Finanzamt
Zur Vermeidung empfiehlt es sich daher, die Anforderungen der GoBD zu kennen und einzuhalten.
GoBD – was gilt aktuell?
Zusammenfassung der relevanten Änderungen:
- Mobiles Scannen ist zulässig
- Belegerfassung im Ausland ist zulässig
- Papiertransport und Digitalisierung im europäischen Ausland sind möglich
- Archivierung von konvertierten Endversionen ist ausreichend, Ursprungsversionen müssen nicht mehr im Original aufbewahrt werden
- Cloud-Systeme dürfen zur Datenverarbeitung verwendet werden
- Änderungen der Verfahrensdokumentation müssen versioniert archiviert werden
- Periodenweise Buchungen sind zulässig
- Nach Ablauf des 5. Kalenderjahres dürfen Daten auf Z3-Datenträgern archiviert werden
- Die kurzzeitige gemeinsame Erfassung von baren und unbaren Transaktionen ist zulässig
- Erleichterungen für Kleinstunternehmen
- Digitale Schnittstellen zur Bereitstellung der Daten für die Finanzbehörden müssen von Unternehmen vorgehalten werden
- Der Datenzugriff der Finanzbehörden ist auf den Rahmen der jeweiligen Außenprüfung beschränkt
- Für Besteuerungszeiträume ab 01.01.2025 werden verschiedene Dateiformate nicht mehr von der Prüfsoftware “IDEA” unterstützt
Mobiles Scannen
Vor 2020 durften ausschließlich stationäre Scanner in Geschäftsräumen zur Digitalisierung von Dokumenten verwendet werden. Seither ist erlaubt, Belege, die ausschließlich in Papierform vorliegen, mit einem mobilen Endgerät – Smartphone oder Pad – abzufotografieren oder zu scannen. Hierbei spricht man von „mobilem Scannen“.
Vorher: Dokumenten-Digitalisierung per Scanner
Jetzt: „Mobiles Scannen“ mit Smartphone zulässig
§ Grundlage: Randziffer 130 der GoBD-Neufassung 2019 vom 11. Juli 2019
Belegerfassung im europäischen Ausland
Vor Inkrafttreten der GoBD 2020 war es grundsätzlich nicht zulässig, Belege im Ausland zu digitalisieren. Seither ist es gestattet, Belege auch im Ausland zu erfassen. Diese Regelung erleichtert insbesondere die Belegerfassung auf Dienstreisen. Belege und Rechnungen, die im Ausland in Papierform ausgestellt werden, können sofort direkt vor Ort mit dem Smartphone erfasst werden. Hierdurch sinkt das Risiko, dass Belege auf der Reise verloren gehen.
Vorher: Keine Belegerfassung im Ausland
Jetzt: Belege dürfen im Ausland z.B. per Smartphone erfasst werden.
§ Grundlage: Randziffer 130 der GoBD-Neufassung 2019 vom 11. Juli 2019
Tipp: Mit einem smarten System wie AKTEFIX® digital können die Fotos oder Scans dann direkt an das Digital-Archiv zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet werden.
Grenzüberquerung von Papierbelegen
Lange war unklar, ob Papierbelege ins Ausland transportiert werden dürfen, um dort digitalisiert zu werden. Seit 2020 gilt: Papierbelege dürfen ins Ausland verbracht und dort bildlich erfasst werden, sofern die Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland nach §146 Abs. 2a AO genehmigt ist. Die bildliche Erfassung hat dabei zeitnah zur Verbringung ins Ausland zu erfolgen.
Vorher: Unklare Regelung
Jetzt: Belegtransport ins Ausland und Digitalisierung dort sind möglich
§ Grundlage: Randziffer 136 der GoBD-Neufassung 2019 vom 11. Juli 2019
Konvertierung vs. Ursprungsversion
Im Büroalltag ist es immer wieder notwendig, dass eine Datei in ein anderes Format konvertiert wird. Bisher war es dabei erforderlich, dass sowohl die originale Ursprungsversion als auch die konvertierte(n) Version(en) ordnungsgemäß archiviert wurden. Das hat dafür gesorgt, dass Inhalte im Grunde doppelt vorliegen – nur eben in einem anderen Format.
Unter bestimmten Voraussetzungen ist es seit den Neuerungen der GoBD nun zulässig, dass ausschließlich die konvertierte Version archiviert wird.
Die ausschließliche Archivierung der konvertierten Version ist zulässig, wenn
- die Datei weder inhaltlich noch bildlich verändert wurde
- durch die Konvertierung kein Verlust von relevanten, aufbewahrungspflichtigen Informationen entsteht
- die Konvertierung in der Verfahrensdokumentation ordnungsgemäß dokumentiert wird und
- der Datenzugriff und die maschinelle Auswertbarkeit durch die Finanzbehörde nicht eingeschränkt werden
Vorher: Unterlagen mussten in der Ursprungsversion sowie auch in der konvertierten Version aufbewahrt werden.
Jetzt: Aufbewahrung der konvertierten Version genügt unter bestimmten Voraussetzungen
§ Grundlage: Randziffer 135 der GoBD-Neufassung vom 11. Juli 2019
Cloud und GoBD
Cloud-Systeme waren in GoBD-Fassung vor 2020 noch gar nicht erwähnt. Die Legitimität der Datenverarbeitung mithilfe der Cloud war daher umstritten.
Seit den Neuerungen 2020 dürfen Cloud-Systeme nun offiziell als Datenverarbeitungssysteme genutzt werden.
Vorsicht: Befindet sich die Cloud-Anwendung im Ausland, müssen die entsprechenden steuerrechtlichen Besonderheiten beachtet werden.
Wenn die elektronischen Bücher und Aufzeichnungen im Ausland geführt und aufbewahrt werden sollen, ist es außerdem notwendig, bei der zuständigen Finanzbehörde einen Antrag gemäß § 146 Abs. 2a AO zu stellen.
Vorher: Cloud-Systeme wurden nicht erwähnt und waren daher umstritten.
Jetzt: Cloud-Systeme dürfen offiziell zur Datenverarbeitung genutzt werden.
§ Grundlage: Randziffer 20 der GoBD-Neufassung vom 11. Juli 2019
Nachvollziehbarkeit der Verfahrensdokumentation
Mit der GoBD 2020 werden Änderungen in der Verfahrensdokumentation erleichtert. Grundsätzlich gilt, dass die Verfahrensdokumentation für einen Sachverständigen verständlich und nachprüfbar sein muss, ohne dass ihm ein unzumutbarer Zeitaufwand entsteht (GoBD Randziffer 151). Es muss nachgewiesen werden können, dass das eingesetzte Verfahren tatsächlich vollständig der Beschreibung aus der Verfahrensdokumentation entspricht (GoBD Randziffer 154). Daher muss die Historie der Verfahrensdokumentation nachvollziehbar sein. Änderungen müssen in Dokumentenversionen festgehalten werden.
Vorher: Versionierung der gesamten Verfahrensdokumentation inkl. Änderungshistorie erforderlich
Jetzt: Versionierung der Änderungen in der Verfahrensdokumentation ausreichend
§ Grundlage: Randziffer 151 und 154 der GoBD-Neufassung vom 11. Juli 2019
Erleichterung für Kleinstunternehmen
Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 22.000 Euro, die ihre Gewinnermittlung per Einnahmen-Überschuss-Rechnung machen, stehen dank der neuen GoBD-Fassung unter einer Art „Welpenschutz“. Diese sogenannten Kleinstunternehmen müssen zwar auch die Anforderungen der GoBD erfüllen, doch ihre Unternehmensgröße darf zu ihren Gunsten berücksichtigt werden.
vorher: Kleinstunternehmen mussten denselben Anforderungen genügen wie große Unternehmen.
jetzt: Die Unternehmensgröße von Kleinstunternehmen wird bei den Anforderungen an ihre Aufzeichnungspflichten berücksichtigt.
§ Grundlage: Randziffer 15 und 20 der GoBD-Neufassung vom 11. Juli 2019
Periodenweise Buchungen
Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 22.000 Euro, die ihre Gewinnermittlung per Einnahmen-Überschuss-Rechnung machen, stehen dank der neuen GoBD-Fassung unter einer Art „Welpenschutz“. Diese sogenannten Kleinstunternehmen müssen zwar auch die Anforderungen der GoBD erfüllen, doch ihre Unternehmensgröße darf zu ihren Gunsten berücksichtigt werden.
vorher: Kleinstunternehmen mussten denselben Anforderungen genügen wie große Unternehmen.
jetzt: Die Unternehmensgröße von Kleinstunternehmen wird bei den Anforderungen an ihre Aufzeichnungspflichten berücksichtigt.
§ Grundlage: Randziffer 15 und 20 der GoBD-Neufassung vom 11. Juli 2019
Gemeinsame Erfassung von baren und unbaren Transaktionen
Bisher mussten bare und unbare Transaktionen stets separat erfasst werden. Seit den Neuerungen der GoBD ist es nun zulässig, dass bare und unbare Geschäftsvorfälle kurzzeitig gemeinsam erfasst werden. Voraussetzung hierfür ist, dass unbare Transaktionen im Kassenbuch eindeutig kenntlich gemacht werden, sodass das Kassenbuch trotz der gemeinsamen Erfassung nachvollziehbar bleibt.
Anschließend müssen die unbaren Transaktionen auf ein gesondertes Konto umgetragen werden.
vorher: separate Erfassung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen notwendig
jetzt: Die gemeinsame Erfassung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen ist zulässig, sofern das Kassenbuch weiterhin nachvollziehbar ist und unbare Tagesumsätze kenntlich gemacht werden.
§ Grundlage: Randziffer 55 der GoBD-Neufassung vom 11. Juli 2019
Archivierung auf Z3-Datenträgern
Bisher mussten auch alte Daten bei einem Systemwechsel mitgenommen werden, sodass die zuständige Behörde bei Bedarf auf alle Daten zugreifen konnte.
Seit den Neuerungen der GoBD dürfen alte Daten nun nach Ablauf des 5. Kalenderjahres auf Z3-Datenträgern archiviert werden. Dies erleichtert es den Unternehmen, alte Daten bei einem Systemwechsel aufzubewahren.
vorher: Mitnahme sämtlicher Daten bei einem Systemwechsel erforderlich
jetzt: Speicherung alter Daten nach Ablauf des 5. Kalenderjahres auf Z3-Datenträgern zulässig
§ Grundlage: Randziffer 164 der GoBD-Neufassung vom 11. Juli 2019
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Grundprinzipien der GoBD – was bleibt gleich?
Die Grundsäulen der GoBD bleiben nach wie vor gleich. Sie basieren weiterhin auf den folgenden 4 Punkten:
- Vollständigkeit
- Unveränderbarkeit
- Nachvollziehbarkeit
- Verfügbarkeit
Unveränderbarkeit – revisionssicheres Digital-Archiv
Nach wie vor genügt es nicht, Dokumente in herkömmlichen Dateisystemen abzulegen und in einem veränderbaren Format abzuspeichern. Veränderbare Office-Programme (z.B. Word oder Excel) sind zur Archivierung nicht zulässig. Stattdessen müssen Unternehmen ein GoBD-konformes Digital-Archiv nutzen. Hierzu eignet sich beispielsweise AKTEFIX® digital Archiv.
Vollständigkeit – Lückenlose Einzelaufzeichnung
Alle Geschäftsvorfälle müssen weiterhin einzeln und lückenlos aufgezeichnet werden.
Die Randziffer 39 beschreibt Ausnahmen, bei denen die Einzelaufzeichnung nicht zwingend notwendig ist. Seit den Änderungen der GoBD ist diese Randziffer präziser formuliert worden.
In den folgenden Ausnahmen ist gemäß der Randziffer 39 keine Einzelaufzeichnung notwendig:
- wenn ein unzumutbarer technischer oder betriebswirtschaftlicher Aufwand entstehen würde (dies muss der Steuerpflichtige beweisen) oder
- wenn offene Ladenkassen anstatt eines elektronischen Systems verwendet werden.
Um dem Prinzip der Vollständigkeit gerecht zu werden, müssen Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich aufgezeichnet werden (GoBD Randziffer 48). Nachdem dies früher eine Soll-Formulierung war, ist die tägliche Aufzeichnung der Kasseneinnahmen und -ausgaben nun verpflichtend.
Nachvollziehbarkeit – Verfahrensdokumentation
Damit eine digitale Archivierung GoBD-konform ist, muss jedes Unternehmen eine Verfahrensdokumentation erstellen, mithilfe derer sichergestellt werden soll, dass alle Belege erfasst, digitalisiert, verarbeitet und langfristig aufbewahrt werden. Sowohl technische als auch organisatorische Prozesse gilt es in der Verfahrensdokumentation zu berücksichtigen.
Ein Muster für eine Verfahrensdokumentation können Sie zum Beispiel auf der Website des deutschen Steuerberaterverbands herunterladen. Link https://www.bstbk.de/downloads/bstbk/steuerrecht-und-rechnungslegung/fachinfos/BStBK_Muster-VerfD-ersetzendes-Scannen_v2.0-2019-11-29.pdf
Tipp: Unser System AKTEFIX® digital enthält bereits eine Verfahrensdokumentation, die passgenau auf die verwendete Software abgestimmt ist. Somit erübrigt sich die mühsame Selbsterstellung oder die teure Beauftragung Dritter.
Verfügbarkeit – den Finanzbehörden den Weg frei machen
Ein weiteres grundlegendes Prinzip der GoBD ist die Verfügbarkeit. Jedes Unternehmen muss demnach sicherstellen, dass die Finanzbehörden auf alle notwendigen unternehmerischen Unterlagen und Bücher zugreifen können.
Digitale Schnittstellen für den Datenzugriff durch die Finanzbehörden sind von den Unternehmen bereitzustellen. Diese betreffen Buchführungsdaten, Kassensysteme, EU-Taxameter und Wegstreckenzähler und die Lohnbuchhaltung im Rahmen von Nachschauen und Außenprüfungen.
Fazit: Vorteile der GoBD-Neuerungen
Mithilfe der neuen GoBD-Fassung soll dafür gesorgt werden, dass die Anforderungen an die Buchhaltung dem aktuellen Stand der Digitalisierung gerecht werden. Die Buchhaltung kann einfacher und effizienter gestaltet werden, indem die Möglichkeiten der Digitalisierung genutzt werden.
Die Bereitstellung der Positiv- und Negativkataloge im März 2024 schafft Klarheit darüber, welche Dateiformate für Betriebsprüfungen ab 2025 von den Finanzbehörden noch unterstützt werden.
Mit AKTEFIX® digital können die Anforderungen der GoBD 2024 zu Dateiformaten und Schnittstellen erfüllt werden.
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Quellen: Bundesfinanzministerium
https://ao.bundesfinanzministerium.de/ao/2021/Anhaenge/BMF-Schreiben-und-gleichlautende-Laendererlasse/Anhang-64/anhang-64.html
