Was bedeutet verpflichtende E-Rechnung 2025?

E-Rechnung ab 2025 Pflicht – was tun?
Fragen & Antworten für KMU

Der Gesetzgeber wird die E-Rechnung als erste Stufe der Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug ab dem 01. Januar 2025 im B2B-Bereich verpflichtend einführen.
In diesem Beitrag werden häufig gestellte Fragen zu Eckpunkten und Übergangsregelungen für kleine und mittelgroße Unternehmen kurz zusammengefasst und erläutert.

- Man liest die Begriffe E-Rechnung, eRechnung und e-invoice, gibt es einen Unterschied?
  Nein. Die Schreibweisen E-Rechnung, eRechnung und der englische Begriff e-invoice für elektronische Rechnungen werden derzeit synonym verwendet. Sie sind der Überbegriff für verschiedene, definierte elektronische Rechnungsdateiformate.

- Welche Grundlage hat die Verpflichtung zur E-Rechnung in Deutschland?
  Die EU-Kommission plant die Einführung eines einheitlichen elektronischen Meldesystems. Regelungen zur Umsetzung in Deutschland sind in den Regierungsentwurf des „Wachstumschancengesetzes“ eingegangen.

- Was bedeutet „E-Rechnung“ ab 2025?
  Die Begriffsdefinitionen ändern sich. Ab 2025 gilt die Unterscheidung zwischen E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen.

- - Eine „E-Rechnung“ wird in einem definierten strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung. Die Strukturierung muss dabei der europäischen Norm EN 16931 für elektronische Rechnungsstellung entsprechen.
  - „Sonstige Rechnungen“ sind Rechnungen in anderen (nicht der EU-Norm entsprechenden) elektronischen Formaten sowie Papierrechnungen. Hierunter fällt auch das PDF.

- Was ändert sich grundsätzlich technisch?
  Der Austausch von Rechnungsdaten soll laut den Plänen der EU bzw. des Bundesfinanzministeriums künftig über Plattformen erfolgen. Software, die Rechnungsdaten erstellt und/oder an diese Plattformen übermittelt, muss entsprechend angepasst werden.

- Ich versende Rechnungen als PDF per Email – sind das E-Rechnungen gemäß der neuen EU-Norm?
  Nein.

- Welche Rechnungen erfüllen die Formatanforderungen an E-Rechnungen?
  Bekannte Formate, die die Anforderungen erfüllen sind z.B.

- - ZUGFeRD – eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei, die Metadaten des Dokuments enthält. Dieses Format wird auch als „hybrid“ bezeichnet. Rechnungen im ZUGFeRD – Format können mittlerweile von den meisten ERP- und Buchhaltungsprogrammen erzeugt werden. Sie werden vorwiegend im B2B-Bereich eingesetzt. Vorteil: Der PDF-Anteil ist menschenlesbar.
  - XRechnung – diese ist für die Rechnungsstellung an öffentliche (staatliche/behördliche) Auftraggeber (B2G) schon seit 2020 obligat. Sie besteht aus einem standardisierten, maschinenlesbaren XML-Datenformat. Nachteil: Die Rechnung im XML-Code mit Tags und Werten ist für Menschen kaum lesbar.
    Zur Erstellung von XRechnungen stellt u.a. das Bundesministerium für Finanzen (BMF) ein Webformular auf der zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) kostenlos zur Verfügung. Auch die meisten ERP- und Buchhaltungsprogramme beinhalten diese Funktion.
  - Andere/weitere Rechnungsformate können grundsätzlich die Anforderungen ebenfalls erfüllen, werden aber vom BMF bisher nicht ausdrücklich genannt. Die Vorgaben sind prinzipiell technologieoffen und schließen künftige Entwicklungen nicht aus.
  - EDI-Verfahren – hierfür gelten zusätzliche Ausnahmeregelungen, Details dazu sind noch in Regelung.

- Wer ist zur E-Rechnung verpflichtet?

- - Nur Unternehmen bei Leistungen an andere Unternehmen (B2B) und
  - nur, wenn Leistungserbringer und Leistungsempfänger beide im Inland ansässig sind
  - Vermieter, die optional umsatzsteuerpflichtig an Unternehmen vermieten
  - Leistungserbringer für öffentliche Auftraggeber (B2G)

- Gibt es generelle Ausnahmen?
  Ja, sonstige Rechnungen (z.B. PDF oder auf Papier) sind weiterhin zulässig für

- - Kleinbetragsrechnungen bis 250,- € brutto
  - Fahrausweise

- Ab wann gilt die Verpflichtung ?
  Ab 01.01.2025
  Allerdings muss ab dann zunächst nur der Empfang von E-Rechnungen gewährleistet sein.
  Mit Erstellung und Versand von E-Rechnungen ist jedoch ein erwartbar höherer Umsetzungsaufwand für die Unternehmen verbunden.

- Gibt es deshalb Übergangsfristen für den Versand von E-Rechnungen?
  Ja.
  
  Bis 31.12.2026
  Rechnungen für B2B-Umsätze, die 2025 und 2026 ausgeführt werden, sind bis dahin als Papierrechnung oder als PDF zulässig, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt (wie bisher).
  
  Bis 31.12.2027
  Rechnungen für B2B-Umsätze, die 2027 ausgeführt werden, sind im Papierformat oder als PDF nur noch für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz (2026) bis zu 800.000 €zulässig, und ebenfalls nur, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt.
  Für Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 € gelten Sonderbestimmungen für Rechnungen im EDI-Verfahren für Umsätze, die 2026 und 2027 ausgeführt werden.
  
  Ab 01.01.2028
  Ende der Übergangsregelungen, die B2B E-Rechnung wird – gemäß derzeitigem Planungsstand – verpflichtend.
  Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt die Zustimmung zum Erhalt von E-Rechnungen weiterhin erforderlich.
- Wie müssen E-Rechnungen archiviert werden?
  Die Pflicht zur revisionssicheren Archivierung gemäß GoBD 2024 gilt unverändert auch für E-Rechnungen. Rechtlich verantwortlich für die Archivierung sind weiterhin die Unternehmen bzw. die sie vertretenden Personen.

FAZIT E-Rechnung

Unternehmen sollten sich vorbereiten: Die E-Rechnungspflicht kommt und wird stufenweise – mit diversen Übergangsfristen – bis zum 01.01.2028 eingeführt. Ab dem 01.01.2025 wird zunächst nur die Möglichkeit zum Empfang von E-Rechnungen Pflicht.

Für B2G-Rechnungen an die öffentliche Verwaltung steht das maschinenlesbare Format XRechnung zur Verfügung, für B2B-Rechnungen empfiehlt sich eher das menschenlesbare ZUGFeRD Format.

Die Anbieter von Plattformen für Rechnungsverarbeitung wie DATEV oder ADDISON haben die Bereitstellung ihrer Schnittstellen zur Datenübernahme bis zum Jahresende 2024 angekündigt.
Software-Anbieter mit zertifizierten Schnittstellen werden diese ab 2025 zur automatisierten Rechnungsübermittlung nutzen können. AKTEFIX® digital archiviert und übermittelt bereits seit längerer Zeit ZUGFeRD – Rechnungen. Hinzu kommt die – nur maschinenlesbare – XRechnung, welche zusätzlich in ein von Menschen lesbares Format überführt wird.