Was bedeutet verpflichtende E-Rechnung 2025?

E-Rechnung ab 2025 Pflicht –
Ein kurzer Überblick für KMU zum Stand der geplanten Änderungen

Aktuell plant der Gesetzgeber, die E-Rechnung als erste Stufe der Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug ab dem 01. Januar 2025 im B2B-Bereich verpflichtend einzuführen.
In diesem Beitrag werden die Eckpunkte und Übergangsregelungen für kleine und mittelgroße Unternehmen kurz zusammengefasst und erläutert.

- Man liest die Begriffe E-Rechnung, eRechnung und e-invoice, gibt es einen Unterschied?
  Nein. Die Schreibweisen E-Rechnung, eRechnung und der englische Begriff e-invoice für elektronische Rechnungen werden derzeit synonym verwendet.

- Welche Grundlage hat die Verpflichtung zur E-Rechnung in Deutschland?
  Die EU-Kommission plant die Einführung eines einheitlichen elektronischen Meldesystems. Regelungen zur Umsetzung in Deutschland sind in den Regierungsentwurf des „Wachstumschancengesetzes“ ( noch nicht verabschiedet) eingegangen.

- Was bedeutet „E-Rechnung“ ab 2025?
  Die Begriffsdefinitionen ändern sich. Ab 2025 gilt die Unterscheidung zwischen E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen.

- - Eine „eRechnung“ wird in einem definierten strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung. Die Strukturierung muss dabei der europäischen Norm EN 16931 für elektronische Rechnungsstellung entsprechen.
  - „Sonstige Rechnungen“ sind Rechnungen in anderen (nicht der EU-Norm entsprechenden) elektronischen Formaten sowie Papierrechnungen. Hierunter fällt auch das PDF.

- Was ändert sich grundsätzlich technisch?
  Der Austausch von Rechnungsdaten soll laut den Plänen der EU bzw. des Bundesfinanzministeriums künftig über Plattformen erfolgen. Software, die Rechnungsdaten erstellt und /oder an diese Plattformen übermittelt, muss entsprechend angepasst werden.

- Ich versende Rechnungen als PDF per Email – sind das E-Rechnungen gemäß der neuen EU- Norm?
  Nein.

- Welche Rechnungen erfüllen die Formatanforderungen an E-Rechnungen?
  Bekannte Formate, die die Anforderungen erfüllen sind z.B.

- - XRechnung – diese ist für die Rechnungsstellung an öffentliche (staatliche / behördliche) Auftraggeber schon seit einiger Zeit obligat.
  - ZUGFeRD – eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei, die Metadaten des Dokuments enthält. Dieses Format wird auch als „hybrid“ bezeichnet.
  - Andere / weitere Rechnungsformate können grundsätzlich die Anforderungen ebenfalls erfüllen, werden aber vom BMF bisher nicht ausdrücklich genannt. Die Vorgaben sind prinzipiell technologieoffen und schließen künftige Entwicklungen nicht aus.
  - EDI-Verfahren – dafür werden voraussichtlich zusätzliche Ausnahmeregelungen gelten, Details dazu sind noch in Regelung.

- Wer ist zur E-Rechnung verpflichtet?

- - Nur Unternehmen bei Leistungen an andere Unternehmen (B2B) und
  - nur, wenn Leistungserbringer und Leistungsempfänger beide im Inland ansässig sind
  - Vermieter, die optional umsatzsteuerpflichtig an Unternehmen vermieten
  - Leistungserbringer für öffentliche Auftraggeber (B2G)

- Gibt es generelle Ausnahmen?
  Ja, sonstige Rechnungen (z.B. PDF oder auf Papier) sind voraussichtlich weiterhin zulässig für

- - Kleinbetragsrechnungen bis 250,- € brutto
  - Fahrausweise

- Ab wann gilt die Verpflichtung?Ab 01.01.2025
  Grundsätzlicher Beginn der Regelung.
  Der Empfang von E-Rechnungen muss ab dann gewährleistet sein.
  Mit Erstellung und Versand ist jedoch ein erwartbar hoher Umsetzungsaufwand für die Unternehmen verbunden.

- Gibt es deshalb Übergangsfristen für den Versand von E-Rechnungen?
  Ja.
  
  Bis 31.12.2026
  Rechnungen für B2B-Umsätze, die 2025 und 2026 ausgeführt werden, sind bis dahin als Papierrechnung oder als PDF zulässig, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt (wie bisher).
  
  Bis 31.12.2027
  Rechnungen für B2B-Umsätze, die 2027 ausgeführt werden, sind im Papierformat oder als PDF nur noch für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz (2026) bis zu 800.000 €zulässig, und ebenfalls nur, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt.
  Für Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 € gelten Sonderbestimmungen für Rechnungen im EDI-Verfahren für Umsätze, die 2026 und 2027 ausgeführt werden.
  
  Ab 01.01.2028
  Ende der Übergangsregelungen, die B2B -E-Rechnung wird – gemäß derzeitigem Planungsstand – verpflichtend.
  Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt die Zustimmung zum Erhalt von E-Rechnungen weiterhin erforderlich.

FAZIT E-Rechnung

Die E-Rechnung wird kommen, jedoch sind vom Gesetzgeber noch nicht alle Details und der Zeitplan final geklärt.
Die rasante Entwicklung neuer KI-Technologien wird unterdessen weitere technische Möglichkeiten eröffnen.

Die Anbieter von Plattformen für Rechnungsverarbeitung wie DATEV oder ADDISON sowie Software-Anbieter mit zertifizierten Schnittstellen zur automatisierten Rechnungsübermittlung wie AKTEFIX befassen sich intensiv mit dem Thema und bereiten sich auf die kommenden Regelungen vor.

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