Digitale Kassenbons voraussichtlich ab 2028 Pflicht
Nach den aktuellen Plänen der Bundesregierung sollen elektronische Kassenbelege ab 2028 zum Regelfall werden.
Was bedeutet das für den Einzelhandel? Wie funktioniert ein digitaler Kassenbon? Ist ein QR-Code ausreichend? Und welche Rolle spielen Archivierung und Dokumentenmanagement?
Was ist ein digitaler Kassenbon?
Ein digitaler Kassenbon, auch elektronischer Kassenbon oder eBon genannt, ist die elektronische Alternative zum klassischen Kassenbon auf Papier.
Statt einen Beleg automatisch auszudrucken, kann dieser beispielsweise digital bereitgestellt werden über:
★ QR-Code auf dem Kassendisplay
★ Download-Link
★ NFC (Near Field Communication)
★ E-Mail
★ Kundenkonto
Der Kunde kann den Kassenbon anschließend beispielsweise auf seinem Smartphone oder in seinem E-Mail-Account anzeigen oder speichern.
Kurz gesagt: Ein digitaler Kassenbon enthält die erforderlichen Beleginformationen elektronisch und kann dem Kunden ohne Ausdruck auf Papier zur Verfügung gestellt werden.
Was soll sich bei Kassenbons ab 2028 ändern?
Die Bundesregierung plant eine grundlegende Änderung der Belegausgabe.
Das Bundeskabinett hat am 23. September 2026 einen Gesetzentwurf beschlossen, nach dem die bisherige Ausgabe von Papierbons ab 2028 durch die Bereitstellung elektronischer Belege abgelöst werden soll.
Nach dem derzeitigen Entwurf soll damit eine Belegbereitstellungspflicht an die Stelle der bisherigen Belegausgabepflicht treten.
Nur den Bon auf dem Kassendisplay anzuzeigen reicht allerdings nicht. Der Kunde muss die Möglichkeit haben, ihn elektronisch entgegenzunehmen.
Der elektronische Kassenbon soll zum Regelfall werden. Möchte ein Kunde weiterhin einen Kassenbon auf Papier erhalten, soll dies nach den derzeitigen Plänen weiterhin möglich sein.
Wichtig: Stand Oktober 2026 handelt es sich um einen Gesetzentwurf. Das Gesetzgebungsverfahren ist noch nicht abgeschlossen. Unternehmen sollten die weitere Entwicklung daher beobachten.
Braucht der Kunde für den digitalen Kassenbon eine App?
Nein.
Ein digitaler Kassenbon kann auch so umgesetzt werden, dass keine spezielle App erforderlich ist.
Eine besonders einfache Variante ist:
QR-Code scannen → Kassenbon im Browser öffnen.
Der QR-Code enthält dabei beispielsweise einen sicheren Link zum individuellen Kassenbon. Damit kann der Händler einen digitalen Beleg anbieten, ohne dass der Kunde zunächst eine App installieren oder ein Kundenkonto einrichten muss.
Muss der Kunde für den digitalen Kassenbon seine E-Mail-Adresse angeben?
Nein.
Die Übermittlung per E-Mail ist nur eine von mehreren Möglichkeiten.
Bei einem digitalen Kassenbon über QR-Code kann der Kunde seinen Beleg direkt mit dem Smartphone abrufen. Eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer muss dafür grundsätzlich nicht erhoben werden.
Das kann den Prozess an der Kasse vereinfachen und gleichzeitig die Erhebung zusätzlicher personenbezogener Kundendaten vermeiden.
Kann ein Kassenbon per QR-Code bereitgestellt werden?
Ja. Ein QR-Code auf dem Kassendisplay ist eine mögliche Form der elektronischen Belegbereitstellung.
Der Ablauf kann dann beispielsweise so aussehen:
1. Der Einkauf wird an der Kasse abgeschlossen.
2. Der elektronische Kassenbon wird erzeugt.
3. Auf dem Kundendisplay erscheint ein individueller QR-Code.
4. Der Kunde scannt den QR-Code mit seinem Smartphone.
5. Der digitale Kassenbon wird im Browser angezeigt und kann bei Bedarf gespeichert werden.
Die Finanzverwaltung bestätigt ausdrücklich, dass eine elektronische Belegausgabe über eine Bildschirmanzeige, beispielsweise in Form eines QR-Codes, möglich ist. Für Kunden hat dieses Verfahren einen wichtigen Vorteil: Für den Abruf des Kassenbons ist keine spezielle App und keine Angabe einer E-Mail-Adresse erforderlich.
Muss der Kunde den digitalen Kassenbon tatsächlich herunterladen?
Nach dem für 2028 vorgesehenen Konzept steht die Bereitstellung des elektronischen Belegs im Vordergrund.
Der Händler stellt dem Kunden die Möglichkeit zur Verfügung, seinen Kassenbon elektronisch abzurufen. Der Kunde muss den angebotenen digitalen Beleg nicht zwingend herunterladen oder dauerhaft speichern.
Bereits nach der heutigen Rechtslage besteht für Kunden keine Pflicht, einen bereitgestellten Kassenbeleg anzunehmen oder aufzubewahren.
Welche Angaben muss ein digitaler Kassenbon enthalten?
Auch ein elektronischer Kassenbeleg muss die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Die erforderlichen Mindestangaben ergeben sich insbesondere aus § 6 Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Dazu gehören – abhängig vom konkreten Vorgang – unter anderem Angaben zum leistenden Unternehmen, Zeitpunkt des Vorgangs, Art und Menge der gelieferten Gegenstände beziehungsweise Art und Umfang der Leistung, Entgelt und Steuerinformationen sowie die vorgeschriebenen Daten des elektronischen Aufzeichnungssystems und der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE).
Ob der Beleg auf Papier oder elektronisch bereitgestellt wird, ändert grundsätzlich nichts an den inhaltlichen Anforderungen.
Digitaler Kassenbon und TSE: Was ist der Unterschied?
Der digitale Kassenbon und die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Die TSE dient der Absicherung der digitalen Kassenaufzeichnungen gegen nachträgliche Manipulationen. Der digitale Kassenbon dagegen ist der Beleg, der dem Kunden über den Geschäftsvorgang bereitgestellt wird. Ein elektronischer Kassenbon ersetzt deshalb nicht die Anforderungen an das elektronische Aufzeichnungssystem und die TSE.
Digitaler Kassenbon + Archivierung: Warum sollte man beides kombinieren?
Für Unternehmen endet die digitale Verarbeitung nicht mit der Ausgabe des Belegs an den Kunden.
Kassenbelege und Kassendaten können gleichzeitig für betriebliche, steuerliche und dokumentationsbezogene Zwecke relevant sein. Deshalb ist es sinnvoll, Belegerstellung, digitale Bereitstellung und Archivierung als einen durchgängigen Prozess zu betrachten.
Besonders interessant wird das, wenn Kassenbelege ohnehin bereits automatisiert an ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie z.B. Aktefix übertragen werden. Dann kann grundsätzlich derselbe digitale Prozess zwei Aufgaben übernehmen:
- Kassensystem → digitaler Kassenbeleg → rechtssichere Archivierung
- Digitaler Kassenbeleg → sichere Bereitstellung → Endkunde
Welche Vorteile bietet die Kombination aus digitalem Kassenbon und DMS?
Die Verbindung von Kassensystem und Dokumentenmanagement , wie z.B. die Kooperation von HILTES 5000 + AKTEFIX sie bietet, kann mehrere Prozesse zusammenführen.
★ Automatisierte Übernahme von Kassenbelegen
★ Zentrale digitale Archivierung
★ Automatisierter Belegtransfer zur Steuerberatung
★ Erhebliche Zeitersparnis bei der Bearbeitung
★ Schnelles Wiederfinden von Belegen
Damit wird der digitale Kassenbon nicht nur zum Ersatz für Papier, sondern zu einem Bestandteil eines vollständig digitalen Belegprozesses.
Sind digitale Kassenbons nach GoBD aufzubewahren?
Für Unternehmen ist nicht nur die Ausgabe des Kassenbons an den Kunden relevant. Steuerlich relevante Kassenaufzeichnungen und Belege müssen auch bei digitalen Prozessen die Anforderungen der GoBD erfüllen.
Die GoBD stellen insbesondere Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung, Ordnung und Unveränderbarkeit steuerlich relevanter Aufzeichnungen.
Werden Kassenbelege digital erzeugt und aufbewahrt, sollten Unternehmen deshalb darauf achten, dass die relevanten Daten und Dokumente vollständig und nachvollziehbar archiviert werden und während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben.
Ein Dokumentenmanagementsystem kann dabei helfen, digitale Kassenbelege strukturiert zu übernehmen, vor nachträglichen unkontrollierten Veränderungen zu schützen und bei Bedarf schnell wiederzufinden.
Wichtig: Der digitale Kassenbon für den Endkunden und die GoBD-konforme Aufbewahrung im Unternehmen erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Ein QR-Code oder Download-Link für den Kunden ersetzt daher nicht automatisch die erforderliche betriebliche Archivierung.
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Häufige Fragen zum digitalen Kassenbon
Ist ein digitaler Kassenbon rechtsgültig?
Ja. Kassenbelege können bereits heute elektronisch ausgegeben werden, wenn die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden.
Ist ein QR-Code als Kassenbon erlaubt?
Ein elektronischer Beleg kann über einen QR-Code beziehungsweise einen darüber erreichbaren digitalen Abruf bereitgestellt werden. Die Finanzverwaltung nennt die Bildschirmanzeige per QR-Code ausdrücklich als zulässige Möglichkeit.
Muss der Kunde den QR-Code scannen?
Nein. Der Kunde ist bereits nach heutiger Rechtslage nicht verpflichtet, einen angebotenen Kassenbeleg anzunehmen.
Muss der Kunde eine App installieren?
Nein. Ein digitaler Kassenbon kann über einen QR-Code direkt im Browser bereitgestellt werden.
Muss der Kunde seine E-Mail-Adresse angeben?
Nein. Bei einem QR-Code-basierten Abruf kann auf die Erfassung einer E-Mail-Adresse verzichtet werden.
Werden Papierbons 2028 verboten?
Nein. Nach dem aktuellen Gesetzentwurf soll die verpflichtende Papierausgabe durch die elektronische Bereitstellung ersetzt werden. Kunden sollen aber weiterhin einen Papierbeleg verlangen können.
Ist die neue Regelung für 2028 bereits endgültig beschlossen?
Nein. Das Bundeskabinett hat den Gesetzentwurf am 23. September 2026 beschlossen. Das Gesetzgebungsverfahren ist Stand Oktober 2026 noch nicht abgeschlossen.
FAZIT:
Digitaler Kassenbon – Vorbereitung auf 2028
Mit der geplanten elektronischen Belegbereitstellung ab 2028 rückt der digitale Kassenbon für den Einzelhandel zunehmend in den Fokus. Wer Kassenbelege bereits digital übernimmt und rechtssicher archiviert, hat dafür eine ideale Ausgangsbasis.
Mit AKTEFIX können vorhandene digitale Kassenbelege künftig nicht nur sicher archiviert, sondern auch für neue digitale Prozesse genutzt werden.
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