Warum KI Texterkennung für KMU die bessere Wahl ist
Gerade KMU sollten bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) jetzt nicht mehr auf die veraltete Technik „Zonen OCR“ (Zonal Optical Character Recognition) setzen. In Zeiten von Kostendruck, Personalknappheit und wachsender Regulierungsdichte stehen Unternehmen mehr denn je vor der Aufgabe, ihre Dokumentenprozesse effizienter und kostengünstiger zu gestalten.
Hierfür hat Künstliche Intelligenz (KI) insbesondere im Bereich der Texterkennung enorme Fortschritte gemacht.
Was ist Zonen-OCR?
Traditionell basiert Zonen-OCR darauf, dass vordefinierte Bereiche (Zonen) innerhalb eines Dokuments gekennzeichnet (Synonym auch „kartographiert“, „spezifiziert“ oder „magnetisiert“) werden. Nur in diesen Zonen werden dann Daten wie Namen, Adressen, Beträge oder andere Informationen ausgelesen. Dieser Ansatz war lange Zeit die Grundlage für viele Anwendungen und wird in verschiedenen Varianten und mit unterschiedlichen Bezeichnungen angeboten.
Der Nachteil: Zonen-OCR ist statisch. Jede Veränderung im Dokumentlayout – sei es durch neue Vorlagen, Änderungen in der Formatierung oder durch unstrukturierte Dokumente wie E-Mails – kann den gesamten Prozess ins Stocken bringen. Anpassungen sind zeitaufwendig und teuer. „Versteckte Folgekosten“ führen zu Intransparenz beim Preisvergleich verschiedener Systeme.
KI und das Ende von Zonen-OCR: Eine neue Ära der Texterkennung für KMU
Während große Unternehmen wie Banken oder Versicherungen starr strukturierter Dokumente immer gleichen Inhalts in sehr hoher Auflage von vergleichsweise vielen Personen bearbeiten lassen, ist in den meisten KMU das Gegenteil der Fall: Wenige Personen bearbeiten Dokumente mit unterschiedlichen und wechselnden Layouts, Strukturen und Inhalten in vergleichsweise kleiner Auflage, manchmal sogar nur als einmaligen Vorgang.
Daraus ergeben sich Nachteile der Zonen OCR speziell für kleine und mittlere Unternehmen.
Nachteile der Zonen-OCR
- Hohe Abhängigkeit von Layouts
Zonen-OCR basiert darauf, dass Dokumente einem festen Layout folgen. Jede Änderung im Layout – sei es eine neue Vorlage, ein anderes Seitenformat oder ein geändertes Design – erfordert eine manuelle Anpassung der Zonen. Das macht Zonen-OCR unflexibel und wartungsintensiv. - Begrenzte Anwendung auf unstrukturierte Daten
Zonen-OCR funktioniert gut bei strukturierten Dokumenten wie standardisierten Formularen oder Rechnungen. Bei unstrukturierten oder semi-strukturierten Daten, z. B. in E-Mails, Briefen oder handgeschriebenen Notizen, versagt der Ansatz, da keine klaren Zonen definiert werden können. - Fehlende Kontextanalyse
Zonen-OCR liest Texte nur in den vorgegebenen Bereichen aus, ohne den Kontext des Inhalts zu verstehen. Es erkennt keine Zusammenhänge oder Bedeutungen und kann beispielsweise nicht unterscheiden, ob ein Datum ein Zahlungsziel oder ein Rechnungsdatum ist, wenn beide im selben Bereich stehen. - Hohe Wartungskosten
Bei Änderungen im Dokumentlayout müssen die Erkennungszonen manuell angepasst werden. Dies führt zu wiederholten Wartungsaufwänden und steigert die langfristigen Kosten, insbesondere bei Unternehmen, die regelmäßig neue Dokumenttypen verarbeiten müssen. - Begrenzte Skalierbarkeit
Zonen-OCR ist nicht für eine große Vielfalt an Dokumenttypen oder für dynamische Datenstrukturen geeignet. Sobald Unternehmen versuchen, neue Dokumente oder Formate zu integrieren, stoßen sie auf erhebliche Einschränkungen. - Fehleranfälligkeit bei Layoutabweichungen
Kleinste Verschiebungen von Texten oder Feldern im Dokument – zum Beispiel durch Scans, unterschiedliche Druckerformate oder unsaubere Ränder – können dazu führen, dass Zonen-OCR falsche Daten extrahiert oder gar nichts erkennt. - Kein Lernen aus Fehlern
Zonen-OCR ist ein statisches System und kann nicht aus seinen Fehlern lernen. Es bietet keine Möglichkeit, automatisch zu erkennen, warum eine Erkennung fehlschlug, und sich selbst zu verbessern. - Fehlende Unterstützung für komplexe Schriftarten oder Handschrift
Zonen-OCR hat Schwierigkeiten mit handschriftlichen Texten oder kreativen Schriftarten, da es meist nur auf maschinell geschriebene Standardtexte ausgelegt ist. Dies schränkt die Anwendungsbereiche ein. - Eingeschränkte Mehrsprachigkeit
Da nur wenige Zonen-OCR-Systeme mehrere Sprachen unterstützen, stoßen sie bei Dokumenten, die mehrere Sprachen oder unterschiedliche Schriftsysteme kombinieren, oft an ihre Grenzen. - Geringe Anpassungsfähigkeit an moderne Anforderungen
In einer Zeit, in der KI-basierte Systeme Kontext und Bedeutung analysieren können, wirkt Zonen-OCR veraltet. Moderne Anforderungen wie semantische Analyse, Automatisierung und intelligente Datenverarbeitung lassen sich mit Zonen-OCR kaum umsetzen.
Fazit KI vs. Zonen-OCR
Zonen-OCR ist ein Relikt einer früheren Generation von Texterkennungstechnologien. Es funktioniert in starr strukturierten Umgebungen, ist aber unflexibel, wartungsintensiv und ungeeignet für moderne, dynamische Anwendungen. KI-gestützte Alternativen sind daher besonders für KMU nicht nur eine Option, sondern eine Notwendigkeit.
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